Rédiger un compte-rendu, c’est une affaire de spécialiste, mais tout le monde peut, avec un minimum d’entraînement, de techniques apprises, de logique et d’habitude, le devenir. Et rédiger un compte-rendu peut, aussi, être une affaire de moyens techniques. Quels sont-ils ? Comment les utiliser ? Ce sont quelques questions auxquelles des éléments de réponse sont apportés ici.
L’utilisation des moyens techniques
La première précaution est, avant tout, de prévenir chaque membre de la réunion, qu’elle soit d’ailleurs de comité d’entreprise, de conseil municipal, d’association ou toute autre, qu’elle sera enregistrée. Cacher l’enregistrement d’une réunion peut conduire à des poursuites surtout si certaines confidentialités étaient dévoilées lors de la réunion. On peut, en effet, imaginer que tout ce qui est dit lors d’une réunion de comité d’entreprise n’est pas à apporter sur la place publique ; certaines stratégies doivent rester confidentielles pour ne pas risquer de les voir échouer. Dévoiler, par exemple, le nom d’un repreneur intéressé avant qu’il ne se soit totalement annoncé, révéler un investissement bénéfique pour l’entreprise avant qu’il ne soit signé, peuvent, quelquefois, conduire à un échec des négociations ultérieures. L’enregistrement devra donc être entériné par le comité et, en cas de secret, il sera demandé d’éteindre l’appareil le temps du sujet sensible.
Quels outils sont possibles ?
La réponse est assez simple et chacun peut la deviner. Le premier outil est le successeur du magnétophone, c’est le transcripteur ou dictaphone qui permet de ne rien perdre d’une intervention importante ou tous les mots doivent être retenus et lorsque, par exemple, vous avez besoin de preuves pour valider votre compte-rendu.
Une caméra peut aussi être utilisée. Elle peut avoir plusieurs avantages. Le premier est de bien préciser quelle personne est intervenue, le second est de pouvoir, si nécessaire, pour une réunion commerciale par exemple, réaliser, ensuite, une vidéo qui surprendra agréablement les participants en les mettant en valeur.
Enfin, le traditionnel ordinateur est un outil de plus en plus fréquent, pour ceux qui tapent suffisamment vite, et qui peuvent, en plus, être connectés à internet pour une mise en ligne très rapide si le compte-rendu de réunion l’exige.
FéV