Informer, objectivement et fidèlement, par le biais d’un compte-rendu, quel qu’il soit, est une des étapes essentielles de la communication en entreprise. Ainsi, la personne en charge de la rédaction de ce document, généralement désignée en début de séance, devra, à partir de ses notes et/ou enregistrements et/ou documents fournis, réaliser un compte-rendu à la fois neutre, complet et précis. Ce compte-rendu sera le témoin des échanges et éventuelles décisions prises. Il permettra aux lecteurs et aux personnes impliquées de conserver une trace du rôle que chacun aura à tenir à plus ou moins long terme. Pour aider à la construction de ce document, trois différentes formes pourront être envisagées et quelques points ne devront pas être négligés.
Les différentes constructions du compte-rendu
De l’analytique au thématique, en passant par le synoptique, les comptes-rendus peuvent se présenter sous plusieurs formes. Si le contenu, la « substantifique moëlle », reste le même, les constructions peuvent venir mettre en lumière les éléments selon un classement clair. Le choix de cette forme sera, souvent, fonction du volume d’information, de la nature de la réunion ou de la précision attendue.
Ainsi, un compte-rendu analytique reprendra les débats selon leur chronologie. Le rédacteur mettra alors en avant l’opinion de chaque participant lors de ses différentes interventions. Il pourra, selon les cas, retranscrire intégralement ou synthétiser les propos tenus.
La forme synoptique, quant à elle, est un tableau capable de synthétiser à la fois les thématiques, les débats et les décisions prises. Elle offre une vue d’ensemble de la situation en trois ou quatre colonnes maximum. Cette version est, d’ailleurs, de plus en plus utilisée dans les entreprises en guise de préambule affiché avant la distribution d’un compte-rendu plus détaillé.
Enfin, le compte-rendu thématique est, comme son nom l’indique, organisé par thèmes. Les faits et les conséquences relatifs au sujet sont alors mis en évidence. Son objectif est de permettre au lecteur de rapidement repérer les faits et points majeurs des débats.
Les points qu’il ne faut pas omettre
Et pour que le document soit à la fois facile à lire et à comprendre, il ne faudra surtout pas perdre de vue le fait qu’il s’agit là, de retranscrire des phrases orales dans un style écrit. Pour y parvenir, il sera donc nécessaire, tout d’abord, de bien organiser la prise de notes en la structurant. Ensuite, la rédaction d’un texte, succinct ou plus détaillé selon le besoin, avec des titres reprenant l’idée majeure du paragraphe.
Aussi crucial, toutes les mentions principales inhérentes à l’identification du document devront apparaître dès la première page. Ce sont notamment la date, l’ordre du jour et les participants (présents, absents ou excusés). Pourront également être notés le lieu, le nom du rédacteur, et la date de la prochaine séance.
FéV